2. Especificación funcional

2.1 Descripción de entidades

Clientes

Los Clientes son aquellas personas o empresas que realizan actividad comercial con la empresa en forma de compra de artículos o servicios. Los datos que se especifican para un cliente son:

• Numero: este es un numero único que se asigna al cliente cuando es creado.
• Nombre o razón social: este identificara al cliente.
• Estado {ACTIVO, INACTIVO}: cuando un cliente se encuentra en estado INACTIVO, no se puede realizar operaciones con el. Se puede cambiar el estado de un cliente en cualquier momento, cuando esto se realiza se genera una operación administrativa relacionada con el cambio, esta operación puede tener un comentario con la razón del cambio de estado.
• Dirección: dirección del cliente.
• Teléfono: teléfono del cliente.
• DNI: numero de documento, si es una persona.
• CUIT/CUIL: numero de CUIT o CUIL, según corresponda.
• Contacto {REVISTA, RADIO, RECOMENDADO}: medio por el cual el cliente tuvo conocimiento de la empresa.
• Saldo: saldo actual del cliente.
• Condición de IVA {RESPONSABLE, EXENTO}: condición del cliente frente al IVA
• Observaciones: es posible asociar al cliente comentarios, los cuales se guardaran en forma histórica con su fecha respectiva.

Empleados

• Numero: este es un numero único que se asigna al empleado cuando es creado.
• Nombre: este identificara al empleado.
• Estado {ACTIVO, RETIRADO, VACACIONES, LICENCIA}: cuando un empleado se encuentra en estado distinto al ACTIVO, no se puede realizar operaciones con el. Se puede cambiar el estado de un empleado en cualquier momento, cuando esto se realiza se genera una operación administrativa relacionada con el cambio, esta operación puede tener un comentario con la razón del cambio de estado.
• Dirección: dirección del empleado.
• Teléfono: teléfono del empleado.
• DNI: numero de documento.
• CUIT/CUIL: numero de CUIT o CUIL, según corresponda.
• Observaciones: es posible asociar al empleado comentarios, los cuales se guardaran en forma histórica con su fecha respectiva.

Proveedores

Son aquellas empresas a las que se les compra artículos o servicios.

• Numero: este es un numero único que se asigna al proveedor cuando es creado.
• Nombre: nombre de la linea.
• Dirección: dirección del proveedor.
• Teléfono: teléfono del proveedor.
• DNI: numero de documento.
• CUIT/CUIL: numero de CUIT o CUIL, según corresponda.
• Observaciones: es posible asociar al proveedor comentarios, los cuales se guardaran en forma histórica con su fecha respectiva.

Impuestos

Es posible definir todos los impuestos necesarios. Cada impuesta esta compuesto por los siguientes campos:

• Nombre
• Tipo de valor: fijo o porcentaje
• Valor: valor numérico del impuesto. No es necesario que sea negativo

Artículos

• El precio de venta se calcula en base a un porcentaje sobre el costo
• Cada articulo debe puede estar en un almacén asociado
• Cada articulo puede tener uno o mas proveedores
• Cada articulo puede tener cero o mas impuestos asociados. Esto significa que se puede definir los impuestos que aplican por articulo independientemente.
• El costo de un articulo debe tener asociada una moneda en la cual esta expresado.
• Cada articulo es relacionado con cero o mas proveedores. En caso de estar relacionado con un proveedor, se define en esta relación el costo y moneda del articulo con respecto al proveedor en particular, fecha y cantidad de ultima compra del articulo al proveedor.
• Observaciones: es posible asociar al articulo comentarios, los cuales se guardaran en forma histórica con su fecha respectiva.

Lineas

El objetivo de esta entidad es agrupar conjunto de artículos de características similares. Un articulo puede pertenecer a solamente una linea. Puede ser que un articulo no pertenezca a ninguna linea. Al tener lineas definidas es posible aplicar cambios de precios a todos los artículos de una linea.

• Numero: este es un numero único que se asigna a la linea cuando es creada.
• Nombre: nombre de la linea.
• Linea padre: es una linea padre. Cuando un cambio de precios es aplicado a una linea padre el cambio de precios afecta a todos los artículos pertenecientes a las lineas hijas.
• Descripción: es una descripción asociada a la linea.
• Observaciones: es posible asociar a la linea comentarios, los cuales se guardaran en forma histórica con su fecha respectiva.

Grandes cuentas

• Observaciones: es posible asociar a la cuenta comentarios, los cuales se guardaran en forma histórica con su fecha respectiva.

Operaciones

Cada operación contiene el usuario que la realizó o en su defecto el usuario SISTEMA, si es una operación realizada automáticamente.

Las operaciones se pueden realizar consultas definiendo filtros de búsqueda.

Los tipos de operaciones son los siguientes:

• Operaciones contables
  • Facturación

    Cada vez que se genera una operación contable se genera un reporte asociado. Se incrementara o descontara (según este especificado en la relación del articulo-impuesto)el porcentaje de los impuestos (ejemplo: IVA) al total de los artículos de la factura, este porcentaje es configurable para cada articulo en particular. Se decrementara un porcentaje opcional de la factura en concepto de descuento.

  • Recibo
  • Nota de crédito
  • Nota de débito
• Operaciones de sistema

  Estas operaciones son generadas automáticamente con el usuario SISTEMA.

• Aplicación automática de operaciones.
• Operaciones administrativas

  Las operaciones administrativas pueden ser activada o no dependiendo de las necesidades de usuario en particular. La ventaja que se obtiene a mantener activas es que queda registrado en la base de datos todos las actividades que se realizan en el sistema.

  • Conexión y desconexión de usuarios.
  • Cambio de estados de entidades (clientes, usuarios, empleados, proveedores).
  • Alta, modificación y borrado de cualquier entidad.

Almacenes

• Numero: este es un numero único que se asigna al almacén cuando es creado.
• Nombre: nombre del almacén.
• Descripción: descripción del almacén.
• Observaciones: es posible asociar al almacén comentarios, los cuales se guardaran en forma histórica con su fecha respectiva.

Usuarios del sistema

Se entiende como usuarios del sistemas aquellos usuarios que puedan operar con el sistema a través de la consola de usuario. Existen dos usuarios que no pueden borrarse:

Usuario administrador.

Este usuario es capaz de entrar en la consola y tiene todos los permisos otorgados, o sea con este usuario se puede tener acceso a todos los ítems del sistema. Este usuario se identifica con el login admin y contraseña admin. Se aconseja cambiar la contraseña de este usuario una vez dentro del sistema.

Usuario SISTEMA

Este usuario es el que se usa para realizar todas las operaciones automáticas.

2.2 Reportes

Los reportes son configurables a través de archivos XML, estos pueden ser editados por el usuario para adaptarlos según necesidades especificas.

Reporte de clientes

Este reporte lista todos los clientes que son seleccionados con el filtro asociado a los clientes.

Reporte de proveedores

Este reporte lista todos los proveedores que son seleccionados con el filtro asociado a los proveedores.

Reporte de operaciones

Este reporte lista todas las operaciones que son seleccionadas con el filtro asociado a las operaciones.

Reporte de factura

2.3 Parámetros generales

• Nombre de la empresa
• Dirección de la empresa
• Teléfonos de la empresa
• E-mail de la empresa

2.4 Seguridad

Tareas

Un tarea es el permiso para ejecutar determinada funcionalidad del sistema.

2.5 Perfil

Se define como perfil a un conjunto de tareas.

2.6 Usuario

• Numero: este es un numero único que se asigna al usuario cuando es creado.
• Perfil: cada usuario tiene un perfil definido, el cual lo habilita para determinadas tareas.